How To Vorstandsarbeit

Damit ihr als SSR etwas erreicht, müsst ihr gemeinsam im Vorstand strukturiert und effizient an euren Projekten arbeiten. Gemeint sind hierbei neben dem eigentlichen Vorstand aus sieben Personen auch die Landesdelegierten und die Beraterinnen und Berater. Wenn ihr euch an folgenden Tipps orientiert, kann euch das dabei helfen, von Anfang an erfolgreich an Projekten zu arbeiten.

Vorstandsposten

- Die/der Vorsitzende: Der Vorsitzende des SSR ist zugleich Stadtschülersprecher von Leipzig. Seine Aufgabe ist es in erster Linie, den SSR und die gesamte Leipziger Schülerschaft nach außen zu präsentieren (gegenüber der Stadtverwaltung, Politikern, Presse, Partnern...) und zugleich die interne Organisation der Arbeit im Vorstand. Natürlich wird er dabei nicht alleine gelassen, sondern bekommt Unterstützung von allen Seiten. Dennoch fällt einiges an Arbeit auf den Vorsitzenden ab, weshalb man sich als Amtsträger viel Zeit für den Job nehmen muss. Zugleich sammelt man aber eine Vielzahl an Erfahrungen aus den verschiedensten Bereichen und kann viele schöne Momente mit den Kollegen teilen. Als Vorsitzender nimmt man viele der Termine mit wichtigen Akteuren wahr und bekommt somit neben vielen Beziehungen auch einen guten Einblick in die kommunalen Geschehen. Zu den grundlegenden Aufgaben gehört das Einladen der Schülersprecher zur VV und die Leitung dieser, sowie auch die Vorbereitung und Leitung der Vorstandssitzungen. Er ist Vertreter der Schüler im Unterausschuss Schulentwicklungsplanung der Stadt Leipzig (siehe "How to: Arbeit in den Gremien") und mit seinem Stellvertreter Teilnehmer am LandesKoordinierungsAusschuss des LSR. Weitere Rechte und Pflichten werden in der Geschäftsordnung erläutert.

- Die/der stellvertretende Vorsitzende: Der stellvertretende Vorsitzende übernimmt die Aufgaben des Vorsitzenden für den Fall, dass dieser verhindert ist. Er ist in erster Linie dazu angehalten, den Vorsitzenden zu unterstützen und zu entlasten. Viele der organisatorischen Aufgaben des Vorsitzenden kann auch der Stellvertreter übernehmen. Für den Fall, dass es zu Meinungsdifferenzen zwischen dem Vorsitzenden und dem Vorstand kommen sollte, kann der Stellvertreter meist am besten vermitteln. Idealerweise wird der Stellvertreter intensiv in das Amt des Vorsitzenden eingearbeitet, damit er in der nächsten Legislatur sein Amt übernehmen kann und die Neugewählten in die Arbeit des SSR einführt.

- Die Kassenwärtin/der Kassenwart: Der Kassenwart ist verantwortlich für die Verwaltung und die Abrechnung aller Finanzen. Der SSR verfügt über ein jährliches Budget von 5500€, welches vom Amt für Jugend, Familie und Bildung zu Verfügung gestellt wird und was für Ausgaben im Rahmen der Arbeit des SSR zur Verfügung steht. Weiterhin ist der Kassenwart gegenüber der Vollversammlung bzgl. der Finanzverwaltung rechenschaftspflichtig. Sollten diese Aufgaben die Person nicht auslasten, kann sie natürlich weitere Aufgaben übernehmen.

- Beisitzerinnen und Beisitzer: Die Beisitzer sind das Herzstück des Vorstandes. Sie übernehmen die vielfältigen Aufgaben des Vorstandes, vor allem Basisarbeit, Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsmanagement und politische Bildung. Für jedes dieser Handlungsfelder sollte ein Verantwortlicher aus dem Kreis der Beisitzer ausgewählt werden. Je nach Bedarf unterstützen Landesdelegierte und Berater des Vorstandes die Verantwortlichen. Die Arbeit an diesen Themen kann in Arbeitsgruppen bzw. in Referaten organisiert werden (siehe "Arbeitsgruppen"). Die Beisitzer werden bei der ersten VV des Schuljahres aus dem Kreis der Schülersprecher auf ein Jahr gewählt. Sie bilden gemeinsam mit dem Vorsitzenden, dem Stellvertreter und dem Kassenwart den Vorstand, sind stimmberechtigt und vertreten den SSR zwischen den VV´s.

- Landesdelegierten: Auf der ersten Vollversammlung werden neben dem Vorstand auch 10 LaDe's gewählt. Deren Aufgabe ist es, die Interessen der Leipziger Schülerinnen und Schüler im LandesSchülerRat Sachsen zu vertreten (siehe "Arbeit in Gremien" -> LSR Sachsen). Dafür nehmen sie an den halbjährig stattfindenden Landesdelegiertenkonferenzen teil, auf denen sie über Anträge diskutieren und abstimmen und selbst welche einreichen. Auf diesen können (und sollen) motivierte LaDe's auch für Ämter des LandesSchülerRates kandidieren, zum Beispiel für den Vorstand oder den Landesbildungsrat. Außerhalb dieser LDK's ist das Aufgabenspektrum der LaDe's offiziell gering, aber es hat sich als Praxis eingebürgert, dass sie sich als erweiterter Vorstand genauso in die Arbeit des SSR einbringen, wie die Beisitzer. Dafür ist die regelmäßige Teilnahme an den Vorstandssitzungen ebenso wichtig wie die kontinuierliche Mitarbeit in den verschiedenen Arbeitsfeldern (z.B. Öffentlichkeitsarbeit oder Veranstaltungsmanagement). Falls es im Sinne aller Beteiligten ist, können die LaDe's auch bei Abstimmungen miteinbezogen werden, um die Gleichwertigkeit zu demonstrieren.

- Beraterinnen und Berater: Um die Expertise des Vorstandes zu erweitern, kann es sich als hilfreich erweisen, engagierte Menschen als Berater zu ernennen. Dies können ehemalige Mitglieder des Vorstandes sein, die nun ihre Erfahrung weitergeben, genauso Schülerinnen von freien Schulen, die nicht für Ämter des SSR kandidieren dürfen, oder auch ganz Außenstehende, die im SSR mitarbeiten möchten. Ebenso wie die LaDe's zählen sie laut Geschäftsordnung zum erweiterten Vorstandes und dürfen bei erweiterten Abstimmungen ihre Stimme mit abgeben. Dafür müssen sie zuvor vom Vorstand mit einfacher Mehrheit als Berater ernannt werden, nach dem sie idealerweise einige Male an den Vorstandssitzungen teilgenommen haben.

Interne Kommunikation

- Facebook-Gruppe: Für die koordinierte Arbeit ist es sehr wichtig, auch außerhalb der Vorstandssitzungen in Kontakt zu stehen. Gängige Praxis war dafür eine (geheime!) interne Facebook-Gruppe. Falls dies im Sinne aller Beteiligten ist, bietet so eine Gruppe vielfältige Möglichkeiten, vom Erstellen von Dokumenten über das Markieren von Personen bis zum direkten Anschreiben von Personen. Da viele ohnehin häufig bei Facebook sind und auch die SSR-Seite, bietet sich das an; jedoch droht die Vermischung von Arbeit und Privaten bzw. die ständige Ablenkung. Alternative Kommunikationstools bieten die selben Vorteile wie Facebook.

- WhatsApp-Gruppe: Für schnelle Absprachen ist dies sehr geeignet. Alternativ ist Telegram natürlich genauso gut. Damit nicht zu viele Nachrichten hier landen, bieten sich getrennte Gruppen für jeweilige Themen mit den jeweils Beteiligten an.

- Dropbox: Sehr gut geeignet zur langfristigen Aufbewahrung von Dateien ist Dropbox. Seit vielen Jahren hat der SSR hier eine Cloud, die beständig wächst und erneuert wird. Es ist sehr hilfreich zu wissen, was sich hier befindet (Vorlagen für PowerPoints, für Einladungen und Pressemitteilungen, das Corporate Design etc.), damit man das Rad nicht immer neu erfindet. Eine gute Ordnerstruktur und das regelmäßige Hochladen auch von Protokollen und Anwesenheitslisten der Vollversammlungen kann viel Zeit ersparen.

- Weitere Kommunikationstools (z.B. Slack: Für die Organisation von Arbeit wurde vielfältige Software entwickelt. Slack ist solch ein gratis Tool, bei dem man in verschiedenen Chats Dateien hochladen und Dokumente bearbeiten kann, sich absprechen und Termine vereinbaren kann (viele gute Einführungsvideos auf YouTube). Falls ihr euch an etwas Neues trauen möchtet, könnt ihr hier einen großen Nutzenzuwachs gewinnen (z.B. anstatt der Facebook-Gruppe).

Räumlichkeiten und Finanzielles

- Büro und Seminarraum: WICHTIG: Heizung aus, Fenster zu und Licht aus! Es kam vor, dass die Ausgaben enorm anstiegen, da die Heizung ständig lief. Das ist weder für den Geldbeutel, noch für die Umwelt gut. Das Büro des SSR befindet sich seit jeher im dritten Stock der Villa in der Lessingstraße 7. Hier ist neben einem PC und einem Schreibtisch zum Arbeiten auch Platz, um Materialien aufzubewahren (aber nicht zu viel). Dass das Büro aufgeräumt ist, ist auch deshalb wichtig, weil man hier Termine abhalten kann. Hier befindet sich auch der Beamer für die Vosis und eventuelle externe Veranstaltungen. Die Miete für das Büro zäht zu den höchsten Ausgaben des SSR und die Zahlung wird direkt von Frau Müller von der Stadtverwaltung vorgenommen. Zusätzlich zum Büro hat der SSR auch den Seminarraum direkt gegenüber jeden Mittwoch von 17 bis 19 Uhr für die Vorstandssitzungen reserviert. Dafür wird kein Geld gezahlt und es ist wichtig, die Zeiten einzuhalten. In Absprache mit der Hausverwaltung (Erdgeschoss) können auch außerplanmäßig Seminarräume o.ä. für Veranstaltungen reserviert werden.

- Jahresetat: Dem SSR steht ein Jahresetat von 5500€ zur Verfügung. Nach Abzug der Fixkosten (Miete, Webseite...) bleibt noch eine beträchtliche Summe für eure Aktivitäten (kein anderer KSR in Sachsen hat so viel Geld zur Verfügung). Druckkosten, Fahrtkosten, Aufwandsentschädigungen (für Referenten auf den VV's) die Klausurtagung und vor allem das Demokratietheater nehmen einen Teil davon ein. Gemeinsam mit dem Kassenwart und im Zweifelsfall mit der Frau Müller könnt ihr euch überlegen, wofür ihr den Rest ausgebt (z.B. für Werbematerialien oder für weitere Veranstaltungen). WICHTIG: Falls ihr nicht die gesamte Summe ausgebt, kann es sein, dass euer Etat gekürzt wird! Jedoch sind die Laufzeiten anders als die Legislatur entsprechend dem Kalenderjahr, also müsst ihr euren Nachfolgern auch noch etwas übriglassen.

- Kostenabrechung: Die Abrechnung dieser Ausgaben geschieht einfach durch das Zusenden der Originalrechnung, z.B. für Druckkosten oder für eine Fahrkarte, an Frau Müller von der Stadtverwaltung zusammen mit Angaben zum Zweck der Ausgaben und zur Bankverbindung. Zum Teil kann die Erstattung der Kosten einige Zeit dauern. Es bietet sich daher an, Kostenabrechnungen gebündelt (für eine Person) einzusenden.

Weiteres

- Arbeitsgruppen: Da sich die Arbeit des SSR in verschiedene Themenfelder einteilt, eine entsprechende Aufteilung des Vorstandes mit Spezialisierung der Einzelnen auf das Thema vorzunehmen. So ist auch stets der Ansprechpartner in verschiedenen Fällen klar. Eine mögliche Einteilung ist folgende: Basisarbeit, Veranstaltungsmanagement, Öffentlichkeitsarbeit und politische Bildung. Zu den verschiedenen Themen steht in diesem Ratgeber bereits eine Menge. Es bietet sich an, die Beisitzer des Vorstandes als Zuständige für je eines der Themen zu ernennen, sodass sich die Landesdelegierten je nach Interesse und Bedarf zuordnen (die Zuordnung kann auch wechseln, je nachdem, was gerade ansteht). Um produktiv an den Themen zu arbeiten, ist es wichtig, dass sich die Arbeitsgruppen auch außerhalb der Vorstandssitzungen treffen und etwas zu ihrem Thema erarbeiten. Dies können sie dann auf der Vosi vorstellen und diskutieren.

- SSR-E-Mail-Adressen: Zum Antritt der Amtszeit erhält jedes Vorstandsmitglied (am besten auch die LaDe's) eine E-Mail-Adresse vom SSR. Dies läuft über die Webseite und wird vom Verantwortlichen für die Webseite vorgenommen (falls ihr keinen solchen habt, braucht ihr einen). Hauptgrund dafür ist die weitaus höhere Professionalität, wenn ihr Leute mit eurer Dienstadresse anschreibt. Zudem wird einer unübersichtlichen Vermischung von Privatem und Arbeit in den Ordnern vorgebeugt. Natürlich könnt ihr aber die Mails in euer Privatkonto weiterleiten lassen, damit ihr nichts verpasst, oder ihr verwaltet all eure E-Mails in Thunderbird oder Outlook. Ergänzend dazu bietet es sich an, eine Signatur zu erstellen (unter Einstellungen im Email-Browser), die unter all euren versendeten Emails auftaucht, die Verlinkung zur Webseite und zum Social Media des SSR enthalten kann und Professionalität ausstrahlt.

- Info-E-Mail-Account: Ergänzend zu den privaten SSR-Email-Adressen gibt es auch einen allgemeinen SSR-Email-Account, über den die allermeisten Kontakt zu euch aufnehmen werden. Hier landen auch Anfragen über die Webseite und diese Email-Adresse sollte publik sein (info@ssrleipzig.de). Idealerweise erhaltet ihr hierüber Anfragen, der Verantwortliche für diesen Account (meist der Vorsitzende) leitet sie dann aber entsprechend (auch an sich selbst) und antwortet von der privaten SSR-Email-Adresse, damit die Antwort weniger anonym ist. Allgemeine Nachrichten, wie Einladungen oder Pressemitteilungen können hierüber versendet werden. Es wirkt aber auch hierbei persönlicher vom Konto des Vorsitzenden.

- Briefkasten: Da es immer noch Menschen gibt, die Briefe schicken, ist es ganz wichtig, dass ihr JEDE WOCHE euren Briefkasten im Erdgeschoss der Villa prüft. Hier können wichtige Einladungen und Anfragen landen. Den Schlüssel bekommt ihr von der Hausverwaltung.

- Briefpapier: Im Corporate Design des SSR wurde ein Briefpapier entworfen, das ziemlich schick aussieht. Ihr findet es in der Dropbox. Falls ihr also Briefe schreiben solltet, greift auf diese Vorlage zurück!

- SSR-T-Shirts: Damit ihr auf Veranstaltungen als Mitglieder des SSR erkannt werdet und auch eurer Vorname offenbart wird, gibt es seit Längerem die Tradition, weiße T-Shirts für die Mitglieder des Vorstandes und für die Landesdelegierten bedrucken zu lassen. Idealerweise sollten dafür Bio- und Fair-Trade-Shirts gekauft werden, die die Stadtverwaltung auch bezahlt. Auf den Rücken könnt ihr euren Namen schreiben oder ihr könnt die T-Shirts unbeschrieben auch gewaschen von Generation zu Generation weitergeben. Sie sollten vor allem bei den Vollversammlungen und beim Demokratietheater getragen werden. Das Design ist schlicht das Logo des SSR auf der Brust.

- Internetsticks: Um auch unterwegs online zu sein und arbeiten zu können, hatte der SSR zwei Internetsticks für den Vorsitzenden und seinen Stellvertreter. Da es dabei aber immer wieder Probleme gab, müsst ihr euch entscheiden, ob sich die Investition lohnt oder ob WLAN und mobile Daten ausreichen.

- SchülerInnenfibel: Ein ganz wichtiges Buch, nicht nur für den SSR Leipzig, sondern für Schülervertretung in Sachsen allgemein. Hier steht alles Wissenswerte über Schülermitwirkung, Rechte und Pflichten. Auch wenn das nach Schulaufgaben klingen mag: die Vorstandsmitglieder des SSR sollten dieses Buch alle lesen. Auch wenn man denkt, sich gut auszukennen, steht hier immer noch etwas Neues und Wichtiges. Auch die Schülersprecher bekommen die SchülerInnenfibel traditionell bei der ersten VV ausgehändigt und es sollte betont werden, wie hilfreich es sein kann, dieses kleine Büchlein zu lesen. Falls die Vorräte im Büro aufgebraucht sein sollten, könnt ihr es online gratis bestellen.

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