How To Vorstandssitzung
Während die Vollversammlung das höchste beschlussfassende Organ des SSR bildet, ist die Vorstandssitzung
jenes, welches sich regelmäßig in konstruktiven Sitzungen zusammenfindet, die Arbeit koordiniert und Beschlüsse zwischen den VV`s trifft. Eine Vorstandssitzung, liebevoll Vosi abgekürzt, ist
nicht schwierig abzuhalten, aber es gibt viele Tipps, die ihr beachten solltet, um nichts zu vergessen und effizient zu arbeiten.
- - Anforderungen an die Sitzung
- Ziel der VoSi sind interne Diskussionen über relevante Themen und Abstimmungen bzw. Beschlussfassungen zu diesen, sowie die Absprache über das Vorankommen bei euren Projektorganisationen (z.B: die nächste VV oder das Demokratietheater) und die Koordination der verbliebenen Arbeit. Hier entscheidet ihr gemeinsam, welche Schwerpunkte ihr in eurer Legislatur setzen möchtet und und wie ihr diese Ziele erreichen möchtet. Neuigkeiten werden vorgestellt und Informationen aus den verschiedenen Gremien und Treffen weitergeleitet. Zudem könnt ihr Gäste einladen und euch mit diesen austauschen. Neben der konstruktiven Arbeit soll natürlich auch der Spaß nicht zu kurz kommen.
- - Häufigkeit
- Der Leipziger SSR trifft sich tradtionell einmal die Woche am Mittwoch von 17 Uhr bis 19 Uhr in der Villa. Diese enge Taktung der Sitzung ist sehr hilfreich für das schnelle Vorankommen bei euren Vorhaben und für die Optimierung der Kommunikation innerhalb des Vorstandes. Zum Teil kann es sogar notwendig sein, dass sich der Vorstand oder einzelne Arbeitsgruppen/Referate noch häufiger treffen (siehe "Arbeitsgruppentreffen"). Auf der anderen Seite kann es natürlich seid, dass ihr eine Sitzung entfallen lasst, da in dem Moment kein Bedarf besteht und ihr die Zeit lieber für die individuelle Arbeit bzw. AG-Sitzungen nutzt. Vor allem in den Ferien ist es fraglich, ob ihr euch treffen möchtet.
- - Ort
- Seit langem befinden sich das Büro und der Seminarraum des SSR in der Villa, Lessingstraße 7. Dieser Standpunkt hat sich für uns immer als vorteilhaft erwiesen. Jedoch bestand zu verschiedenen Zeiten auch das Angebot, dass der SSR sein Büro in Gebäude der Stadtverwaltung verlegt, wo der Bereich Bildung und Teilhabe des Sozialamtes niedergelassen sind. In der Großen Fleischgasse 12 direkt am Richard-Wagner-Platz ist bereits der Stadtelternrat ansässig, sodass sich der Umzug positiv auf die Zusammenarbeit sowohl mit der Stadt als auch mit den Elternvertretern auswirken könnte.
- - Teilnehmende und Gäste
- Für die konstruktive Arbeit ist die Teilnahme aller Vorstandsmitglieder und am besten auch der Landesdelegierten und Berater wichtig. Am Anfang führt dies meist zu einem übervollen Seminarraum und bei Meetings gilt generell nicht Quantität gleich Qualität. Bei zu vielen Leuten ist die Konzentration teilweise zu gering und viele kommen sich nicht so wichtig vor, da nicht jeder immer zu Wort kommen kann und nicht jeder Aufgaben bekommt. Dies kann schnell zu einem Absinken der Motivation führen, zumal wenn der Vorsitzende bei einer großen Gruppe streng sein muss, damit es diszipliniert bleibt, und wenn die Zeit nicht für alle Tagesordnungspunkte ausreicht und man hetzen muss. Dementsprechend ist auch jedes Jahr zu beobachten, dass die Teilnahme im Laufe der Legislatur drastisch abnimmt. Um dem vorzubeugen, sollte man sich frühzeitig gemeinsam überlegen, wie man das verhindern kann. Zum Beispiel kann eine Vosi durch Sitzungen der Arbeitsgruppen/Referate ersetzt werden, in denen jeder einzelne stärker zum Tragen kommt.
- - Vorbereitung
- Da der Vorsitzende die Vosi leitet, muss er/sie auch am meisten vorbereiten. Dazu gehört vor allem das Erstellen der Tagesordnung, also das Agendasetting. Zu den einzelnen Punkten muss die/der Vorsitzende die Inhalte vorbereiten bzw. sich mit den Zuständigen absprechen, damit diese sich vorbereiten. Da in jeder Sitzung Aufgaben verteilt werden, bietet es sich an, die Verteilung, die im letzten Protokoll enthalten ist, noch einmal abzurufen und vor der Sitzung bei Facebook oder in der Sitzung abzufragen. Eine Präsi kann erstellt werden, muss aber meist nicht.
- - Ablauf
- Es gibt einen Regelablauf, an dem man sich orientieren kann: 1. Begrüßung und Regularien (Feststellung der Anwesenheit und der Beschlussfähigkeit, Anmerkungen zu Tagesordnungen und Abstimmung darüber, Festlegung des Protokollanten), 2. Abfrage der Aufgaben von letzter Woche, 3. Neuigkeiten aus den Gremien oder sonst woher, 4.-? anstehende Themen. Am Ende nochmals Abfrage der Aufgaben, die jeder bis zur nächsten Woche hat und Absprache, wer zu welchen Terminen geht. Ganz am Ende eignet sich eine Feedback-Runde!
- - Anwesenheitserfassung
- Für die konstruktive Arbeit ist die regelmäßige Teilnahme aller Vorstandsmitglieder/Landesdelegierten bzw. der an einem Projekt Beteiligten die Grundlage. Wenn jede Woche weniger gewählte Mitglieder kommen, kann der SSR nicht arbeiten. Andererseits zeigt die Erfahrung, dass im Laufe des Schuljahres die Teilnehmerzahl nachlässt. Wenn das zur Belastung werden sollte, kann die Anwesenheit der Mitglieder erfasst werden. Bei häufigem Fehlen Einzelner kann z.B. der/die Vorsitzende auf die Personen zugehen, um nach den Gründen zu fragen und wieder zur Teilnahme zu motivieren.
- - Disziplin, Handys und Rednerliste
- Im Laufe der ersten Sitzungen wird man feststellen, wie es um die Disziplin bestellt ist. Wenn alles gut läuft, kann man diesen Punkt getrost überspringen. Da aber normalerweise viele ein großes Mitteilungsbedürfnis besitzen und leicht abzulenken sind, ist Disziplin ein wichtiges Thema. Ein Grundsatz für den Sitzungsleiter ist: so streng wie nötig, so entspannt wie möglich. Niemand will in autoritären Verhältnissen arbeiten, aber man möchte auch vorankommen und nicht nur rumblödeln. Handys sind super dazu geeignet, einzelnen die Aufmerksamkeit komplett zu entziehen. Hier muss gemeinsam beraten werden, wie man damit umgeht. Am besten ist jeder selbst so gewissenhaft, um bei allen Themen aufzupassen und mitzuwirken, die einen betreffen, und ansonsten auch nur dringendes am Handy zu erledigen. Ein Handy-Verbot wäre eine drastische Variante, besser ist der Hinweis, dass man doch später was mit dem Handy machen kann. Falls die Anwesenheit bei der Vosi gut ist und viele mitdiskutieren möchten, wird eine Rednerliste fast unerlässlich. Sonst ist es ein wildes Durcheinander an Wortbeiträgen und es spricht der, der sich am besten durchsetzen kann. Um das zu verhindern, können alle, die etwas sagen möchten, sich kurz melden und der Rednerlistenführter notiert sie der Reihenfolge nach und nimmt sie dann dran. So muss man sich auch nicht ständig melden.
- - Protokoll und Aufgabenpost
- Es ist ganz wichtig, dass in jeder Sitzung einheitlich Protokoll geführt wird (am besten immer von derselben Person oder Personengruppe). Es muss nicht jedes gesprochene Wort hierein, aber was zu den einzelnen Tagesordnungspunkten gesagt und beschlossen wurde, sowie auch die verteilten Aufgaben. Um diese nochmal übersichtlich, schnell zugreifbar und verbindlich festzuhalten, bietet es sich sehr an, das der Vorsitzende nach der Sitzung einen Post in die Gruppe mit allen verteilten Aufgaben stellt. Dort kann dann jeder Fragen kommentierten bzw. ob die Aufgabe erledigt wurde.
- - To-Do-Liste
- Für jeden einzelnen kann es unter Umständen hilfreich sein, sich die verschiedenen Aufgaben aus Schule, SSR und Privatleben in eine To-Do-Liste einzutragen, aber das muss jeder selbst entscheiden, wie er sich organisiert.
- - Nachbereitung
- Im Nachgang an die Vosi wird das Protokoll für alle sichtbar in die interne Facebook-Gruppe und am besten auch in die Dropbox geladen. Außerdem widmen sich alle ihren neuen Aufgaben. Falls jemand mehrmals unabgemeldet gefehlt hat, sollte der Vorsitzende nachfragen, woran das liegt.
- - Arbeitsgruppentreffen
- Um effektiver an einzelnen Themen, wie z.B. dem Demokratietheater oder der Öffentlichkeitsarbeit zu arbeiten, bietet es sich an, dass neben oder auch anstatt der Vosi AG-Treffen stattfinden. Leiter ist jeweils der Beisitzer des Vorstandes mit dem entsprechen Aufgabenfeld. Der Vorstandsvorsitzende kann, muss aber nicht teilnehmen. Für einen Termin muss man sich innerhalb der Gruppe einigen. Die Ergebnisse werden dann auf der Vosi vorgestellt und diskutiert. Jeder Vorstand muss selbst herausfinden, wie er am besten arbeitet.
- - Skype- oder Telefonkonferenz
- Der Einfachheit halber kann man sich über Skype o.ä. kommunizieren, wobei das bei einer Gruppengröße ab 5/6 schwierig werden kann. Dafür ist es einfacher, sich auf einen Termin zu einigen.
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